Datenschutzerklärung

Stand: 22. September 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website handelpilot.de, bei Anfragen über unsere Formulare und im Rahmen unserer Leistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Johann Pietsch
Dahlweg 11
48153 Münster
Deutschland
Vertreten durch: Johann Pietsch
E-Mail: johann@handelpilot.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen. [Falls ein Datenschutzbeauftragter benannt ist: Name und Kontaktdaten hier eintragen.]

2. Begriffe

Wir verwenden in dieser Erklärung die Begriffe der DSGVO. Die wichtigsten in Kürze:

  • Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Bestelldaten.
  • Verarbeitung ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, etwa das Erheben, Speichern, Übermitteln oder Löschen.
  • Verantwortlicher ist die Stelle, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.
  • Auftragsverarbeiter ist eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet.
  • Einwilligung ist eine freiwillige, informierte und eindeutige Willensbekundung, mit der Sie einer Verarbeitung zustimmen.

3. Hosting

Unsere Website wird bei Firebase Hosting gehostet, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Firebase Hosting liefert die Inhalte über ein weltweit verteiltes Content Delivery Network (CDN) aus. Dabei kann es zu einer Übertragung von Daten in die USA kommen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend haben wir mit Google Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) vereinbart.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website erhebt der Hosting-Anbieter automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt, und speichert sie in Server-Logfiles. Dies sind:

  • IP-Adresse des anfragenden Geräts,
  • Browsertyp und -version sowie Betriebssystem (User Agent),
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • aufgerufene URL und übertragene Datenmenge,
  • zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern vom Browser übermittelt.

Diese Daten werden zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie zur Fehleranalyse verwendet. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden in der Regel nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern nicht ein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

5. Kontakt- und Anfrageformulare

Über die Formulare auf unserer Website (insbesondere „Kostenlose Prozessanalyse“, Konfigurator und ROI-Rechner) können Sie uns eine Anfrage senden. Dabei verarbeiten wir folgende Angaben:

  • Name,
  • Unternehmen,
  • E-Mail-Adresse,
  • Telefonnummer (freiwillig),
  • Shop-URL (freiwillig),
  • Bestellungen pro Monat,
  • Ihre Beschreibung des größten manuellen Problems,
  • der Kontext der Anfrage, also von welcher Seite sie stammt sowie gegebenenfalls Ihre Auswahl im Konfigurator oder Ihre Eingaben im ROI-Rechner.

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, die kostenlose Prozessanalyse vorzubereiten und Ihnen ein passendes Angebot zu erstellen. Die Anfrage wird per E-Mail an johann@handelpilot.de übermittelt und kann zusätzlich an ein von uns betriebenes internes Workflow- beziehungsweise CRM-System weitergeleitet werden, das auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union läuft.

Zum Schutz vor automatisierten Spam-Einsendungen setzen wir ein verstecktes Formularfeld (Honeypot) sowie eine Zeitprüfung ein. Dabei werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben; Einsendungen, die das versteckte Feld ausfüllen oder unrealistisch schnell abgesendet werden, werden verworfen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Spam-Abwehr und die interne Organisation der Anfragen. Wir speichern die Daten, bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist. Kommt es zu einem Vertragsschluss, speichern wir die Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage spätestens sechs Monate nach der letzten Kommunikation.

6. Terminbuchung über zcal

Nach dem Absenden einer Anfrage und an weiteren Stellen der Website bieten wir Ihnen an, direkt einen Gesprächstermin zu buchen. Dafür verlinken wir auf den Terminbuchungsdienst zcal. Der Link (https://zcal.co/johannpiet/30min) öffnet die Website des Anbieters. Erst beim Aufruf dieser Seite und bei der Eingabe Ihrer Daten dort (in der Regel Name, E-Mail-Adresse und gewünschter Termin) werden Daten an zcal übermittelt und von diesem Anbieter verarbeitet. Auf unserer eigenen Website werden durch den Link keine Daten an zcal übertragen.

Die von Ihnen gebuchten Termine werden uns von zcal mitgeteilt und von uns zur Durchführung des Gesprächs verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung durch zcal gelten die Datenschutzhinweise des Anbieters, die wir Ihnen vor der Buchung zu lesen empfehlen.

7. Reichweitenmessung (nur mit Einwilligung)

Standardmäßig setzen wir auf unserer Website keine Web-Analyse ein. Optional können wir eines der folgenden Werkzeuge einsetzen, jedoch ausschließlich, wenn Sie über unser Einwilligungsbanner zuvor eingewilligt haben:

  • Plausible Analytics: eine datenschutzfreundliche, cookielose Analyse, die auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben wird. IP-Adressen werden nicht gespeichert, es wird kein geräteübergreifendes Profil erstellt.
  • Matomo: eine von uns selbst gehostete Analyse-Software. Die Daten verbleiben auf unserer eigenen Infrastruktur und werden nicht an Dritte weitergegeben. IP-Adressen werden vor der Speicherung gekürzt.

Erhoben werden in beiden Fällen aggregierte Informationen wie aufgerufene Seiten, Verweisquelle, ungefährer Standort auf Länderebene, Gerätetyp und Browser. Zweck ist die statistische Auswertung der Nutzung unserer Website, um Inhalte und Struktur zu verbessern.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Auswahl unter Cookie-Einstellungen ändern. Ihre Entscheidung wird lokal in Ihrem Browser unter dem Eintrag „hp-consent“ gespeichert (siehe Abschnitt 8). Ohne Einwilligung werden keine Analyse-Skripte geladen.

8. Browser-Speicher (localStorage und sessionStorage)

Unsere Website verwendet keine Werbe-Cookies und keine Tracking-Pixel. Wir nutzen jedoch zwei Formen des lokalen Browser-Speichers, die technisch für die Funktion der Website erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

  • localStorage, Eintrag „hp-consent“: speichert Ihre Entscheidung im Einwilligungsbanner (Zustimmung oder Ablehnung der Reichweitenmessung), damit das Banner nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint. Der Eintrag bleibt gespeichert, bis Sie ihn über die Cookie-Einstellungen oder in Ihrem Browser löschen.
  • sessionStorage: speichert Ihre Eingaben im ROI-Rechner und im Konfigurator (zum Beispiel Bestellungen pro Monat, gewähltes Paket, ausgewählte Bausteine), damit sie einer anschließenden Anfrage als Kontext beigefügt werden können. Diese Daten werden automatisch gelöscht, wenn Sie den Browser-Tab schließen. Sie werden nur an uns übermittelt, wenn Sie ein Anfrageformular absenden.

Beide Speicherformen verbleiben ausschließlich in Ihrem Browser und werden nicht an Dritte übertragen.

9. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail an johann@handelpilot.de kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht und die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage auf einen Vertragsschluss gerichtet ist oder ein Vertrag besteht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails auf dem Übertragungsweg von Dritten eingesehen werden könnten. Für vertrauliche Inhalte, insbesondere Zugangsdaten zu Ihren Marketplace-Konten, stellen wir Ihnen im Kundenverhältnis einen gesicherten Übertragungsweg zur Verfügung. Übermitteln Sie Zugangsdaten bitte niemals unverschlüsselt per E-Mail.

E-Mails werden gelöscht, wenn die Anfrage abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere für Geschäftsbriefe nach § 257 HGB und § 147 AO) entgegenstehen.

10. Verarbeitung im Kundenverhältnis und Auftragsverarbeitung

Dieser Abschnitt betrifft nicht Besucher unserer Website, sondern unsere Kunden (Online-Händler) und deren Endkunden.

10.1 Vertragsdaten unserer Kunden

Zur Durchführung des Vertrags mit unseren Kunden verarbeiten wir Kontakt- und Vertragsdaten der Ansprechpersonen (Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsanschrift, Zahlungsdaten) sowie die für die Einrichtung der Automationen erforderlichen technischen Daten (zum Beispiel API-Zugänge, Konfigurationen, Regeln). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungsdaten bewahren wir gemäß den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben zehn Jahre auf.

10.2 Daten der Endkunden unserer Kunden (Auftragsverarbeitung)

Im Rahmen des Betriebs der Automationen verarbeiten wir Bestell-, Käufer- und Artikeldaten der Endkunden unserer Kunden, zum Beispiel Bestellnummern, Namen und Lieferadressen von Käufern, Bestellinhalte, Trackingnummern, digitale Codes oder Lizenzen sowie Artikeldaten. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Händlers, der insoweit Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO bleibt. Wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union. Die Einzelheiten, insbesondere die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und die Löschfristen, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), den wir mit jedem Kunden abschließen. Endkunden, die Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten wünschen, wenden sich bitte an den Händler, bei dem sie bestellt haben; wir unterstützen unsere Kunden bei der Beantwortung solcher Anfragen.

11. Empfänger und Drittlandtransfer

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Empfänger können sein:

  • Google Ireland Limited als Hosting-Anbieter (Firebase Hosting) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags;
  • der Betreiber der von uns genutzten EU-Infrastruktur für unser internes Workflow- und CRM-System (Rechenzentrum in der EU) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags;
  • der Terminbuchungsdienst zcal, wenn Sie über den Link einen Termin buchen;
  • unser E-Mail-Anbieter (Serverstandort EU) für den Empfang und Versand von E-Mails;
  • Steuerberatung, Rechtsberatung und Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, soweit dies in dieser Erklärung beschrieben ist, insbesondere bei der Auslieferung der Website über das CDN von Firebase Hosting. In diesen Fällen stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO) oder auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Überblick:

  • Server-Logfiles: in der Regel bis zu 30 Tage.
  • Anfragen ohne Vertragsschluss: bis zur abschließenden Bearbeitung, spätestens sechs Monate nach der letzten Kommunikation.
  • Vertrags- und Rechnungsdaten: für die Dauer des Vertrags und anschließend nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel sechs bis zehn Jahre).
  • Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung: nach den Vorgaben des Händlers und des AVV; spätestens nach Vertragsende Löschung oder Rückgabe.
  • Einwilligungsentscheidung („hp-consent“): bis zur Löschung durch Sie.
  • sessionStorage-Eingaben: bis zum Schließen des Browser-Tabs.

13. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die von uns verarbeiteten Daten, die Zwecke, die Empfänger und die geplante Speicherdauer;
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten;
  • Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), also Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format;
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben;
  • Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an johann@handelpilot.de oder ein Schreiben an die oben genannte Anschrift. Wir beantworten Ihr Anliegen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de.

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Gegenüber Besuchern unserer Website und Interessenten findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die auf der Website angebotenen Rechner und Konfiguratoren geben lediglich Modellrechnungen und unverbindliche Paketvorschläge auf Basis Ihrer eigenen Eingaben aus; sie treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie.

16. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

  • Verschlüsselte Übertragung aller Inhalte und Formulardaten über TLS (HTTPS) mit HTTP Strict Transport Security;
  • Sicherheits-Header wie Content-Security-Policy und Schutz gegen Clickjacking;
  • Zugriffskontrolle nach dem Need-to-know-Prinzip: Zugriff auf Anfragen und Kundendaten haben nur die Personen, die sie für die Bearbeitung benötigen, jeweils mit personalisierten Konten und Zwei-Faktor-Authentifizierung;
  • Verschlüsselte Speicherung von Zugangsdaten und API-Schlüsseln unserer Kunden;
  • Protokollierung von Zugriffen und Verarbeitungsvorgängen in den Automationen sowie regelmäßige Sicherungskopien.

Wir passen diese Maßnahmen fortlaufend an den Stand der Technik an.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage, unsere Leistungen oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum der letzten Änderung finden Sie oben unter „Stand“. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, informieren wir unsere Kunden zusätzlich per E-Mail.