Refund Workflow
Eine Rückerstattung löst automatisch Bestandsrückbuchung, Code-Sperre, Sheet-Update und einen Hinweis an die Buchhaltung aus.
Was heute von Hand passiert
Eine Rückerstattung ist bei eBay schnell ausgelöst, aber danach beginnt die Nacharbeit: Bestand zurückbuchen, Code sperren, Tabelle korrigieren, Beleg für die Buchhaltung anlegen. Vergisst du einen Schritt, stimmen Bestand oder Gewinnrechnung nicht mehr. Und ein nicht gesperrter Code bleibt nutzbar.
- Rückerstattung oder Rücksendung bei eBay prüfen
- Bei Rücksendung den Bestand wieder hochsetzen
- Bei digitalem Produkt den Code in der Liste sperren
- Status und Gewinn in der Verkaufstabelle korrigieren
- Storno- oder Gutschriftbeleg in der Buchhaltung anlegen
- Volle Rückerstattungen werden ohne Nacharbeit in Bestand, Sheet und Code Pool nachgezogen
- Gesperrte Codes können nicht noch einmal geliefert werden
- Die Buchhaltung bekommt automatisch einen Hinweis oder Belegentwurf mit Bestellnummer
- Teilrückerstattungen bleiben deine Entscheidung, die Daten liegen vorbereitet da
Was ab jetzt automatisch läuft
Die Automation erkennt Rückerstattungen und Rücksendungen bei eBay. Bei zurückgeschickter Ware wird der Bestand nach Wareneingang zurückgebucht, bei digitalen Produkten wird der gelieferte Code gesperrt, und die Zeile im Verkaufs-Sheet bekommt den Status „erstattet“. Für lexoffice oder sevDesk wird ein Hinweis oder Belegentwurf erzeugt; Teilrückerstattungen legt die Automation bewusst zur manuellen Prüfung ab.
- eBay
- Google Sheets
- Code-Datenbank
- lexoffice / sevDesk
- E-Mail / Slack
Modellrechnung: Bei 40 Rückerstattungen im Monat und etwa 10 Minuten Nacharbeit je Fall sind das rechnerisch rund 7 Stunden im Monat. Keine Kundenkennzahl.
Eigene Zahlen berechnenUnd wenn mal etwas nicht passt?
Dann bleibt nichts liegen und nichts geht verloren. Unklare Fälle landen in einer Prüfliste, und du bekommst Bescheid.
- Duplicate ProtectionDuplicate ProtectionSchutz vor doppelter Verarbeitung: Jede Bestellung wird genau einmal bearbeitet, auch wenn eBay sie zweimal meldet. über Order ID und Erstattungs-Kennung: Ein Bestand wird nie doppelt zurückgebucht.
- Klappt ein einzelner Schritt nicht, etwa der Beleg in der Buchhaltung, wird nur dieser Schritt erneut versucht.
- Teilrückerstattungen und unklare Rücksendungen landen zur manuellen Prüfung in einer Liste.
- Bei jedem Prüffall und bei fehlgeschlagenen Belegen bekommst du eine Nachricht per E-Mail oder Slack.
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